W poszukiwaniu efektywnego czasu

…czyli o moich sposobach, by jak najlepiej wykorzystać codzienne 24 godziny, a przy okazji mieć też czas na szczyptę lenistwa i zdrową porcję snu : )

Dlaczego przyglądam się czasowi

Znalazłam się ostatnio w nietypowej dla mnie sytuacji – otóż mam dużo czasu. Przez najbliższe tygodnie niewiele muszę, nie wszystko też mogę, a głównym, zalecanym i najważniejszym zajęciem jest odpoczynek. Oczywiście nie narzekam na ten stan rzeczy, wręcz przeciwnie, traktuję go jako wielki prezent. Jednak przyzwyczajona raczej do tego, że muszę wyrzucać z planu dnia pewne zadania, których nie jestem w stanie zmieścić, niż do tego, by zastanawiać się “co by tu zrobić teraz…” postanowiłam przyjrzeć się sobie w czasie. Nie ukrywam, że dodatkową mobilizacją jest kurs “Wiosna Pomysłów” organizowany przez Paulinę Pamułę, którego elementem jest również planowanie swojego czasu. I gdy zaczęłam zagłębiać się w temat okazało się, że narzędzia, które pozwalają mi okiełznać czas, gdy przytłacza mnie ogrom zajęć, przydają się także wtedy, gdy nie wiem, czym ten czas wypełnić, a nie chcę go marnować. Jak to zatem u mnie działa?

I. Wybieram co i po co mam zrobić

…czyli najpierw ustalam priorytety, zastanawiam się, po co chcę czy muszę zrobić pewne rzeczy, a co ewentualnie mogę (lub powinnam) sobie na daną chwilę odpuścić. Używam do tego jednego z najbardziej znanych narzędzi w tym temacie – macierzy Eisenhowera. Za trzydziestym czwartym prezydentem Stanów Zjednoczonych, generałem i strategiem, dzielę zadania na cztery ćwiartki:

• ważne i pilne – czyli takie, które muszę zrobić już (albo wręcz powinnam je zrobić na wczoraj), bo ich odłożenie spowoduje nieprzyjemne konsekwencje lub dodatkową pracę, a zatem “zabierze” dodatkowy czas, nie mówiąc o niepotrzebnym stresie czy stracie energii, którą można by wykorzystać lepiej. Dla przykładu, takim zadaniem było np. domknięcie wszystkich moich projektów i przekazanie obowiązków w pracy, tak abym nie musiała do niej “wracać” w trakcie dłuższej przerwy, którą się właśnie delektuję : )
• ważne ale niepilne – czyli takie, które mogę zrealizować na spokojnie, rozłożyć je w czasie, a realizując je zadbać o siebie, swój rozwój, zdrowie, plany, relacje, finanse itp. Tu mieści się spokojne planowanie i realizacja zadań, które sprawiają, że mam poczucie panowania nad czasem, wykorzystywania go w sposób optymalny i życia w harmonii z samą sobą. Czyli np. zdrowotne i domowe przygotowania do powiększenia się mojej rodziny, wymyślanie i wdrażanie blogowych pomysłów, nauka oraz (tak!) odpoczynek.
• nieważne ale pilne – czyli takie, które nie są istotne dla naszych życiowych, długofalowych celów, ale jednak konieczne do wykonania i to w najbliższym czasie. Dla przykładu – obecnie w tej ćwiartce mam np. wizytę u fryzjera, ogarnięcie umowy na telefon itp.
• nieważne i niepilne – czyli takie, które najlepiej sobie odpuścić, a czas poświęcony na nie przerzucić do którejś z powyższych ćwiartek. Tu na przykład wrzucam bezcelowe przeglądanie facebooka (w odróżnieniu od zaplanowanego przeglądania facebooka, gdy robię to, by się czegoś dowiedzieć, lub by w ten sposób odpocząć), wypad do galerii, gdy nic konkretnego nie potrzebuję kupić itp.

I teraz najważniejsze, by jak najszybciej uporać się z ćwiartką 1 i 3, po to, aby jak najwięcej móc poświęcić na ćwiartkę 2. A więcej o macierzy Eisenhowera (znanej też jako matryca/siatka/kwadrat Eisenhowera) znajdziecie na przykład tu lub tu.

II. Planuję zadania i nicnierobienie. Planuję, że nie ze wszystkim zdążę

… od pewnego czasu w plannerze, ale do niedawna (i czasem wciąż jeszcze) na postitach, na kartkach A4 podzielonych na siatkę poszczególnych projektów, w notatkach w telefonie itp. Najczęściej robię plany na dany dzień i tydzień, ale staram się też zapisywać plany długofalowe. W planach dziennych uwzględniam nie tylko zadania, ale także odpoczynek – zarówno ten twórczy (czyli np. przegląd ulubionych blogów) czy regenerujący (czyli np. spacer z psem), jak i potrzebne mi czasem dla tak zwanego resetu pożeracze czasu, czyli np. facebooka. Jak już zaplanuję, to robię jedną rzecz na raz. Po chwilowym zachwycie multitaskingiem przekonuję się, że efektywniej jest jednak robić rzeczy po kolei niż rozpraszać się na kilka zadań jednocześnie. Nie mówiąc o jednoczesnym działaniu i odpoczywaniu (np. pisanie tego posta i rozmowa z koleżanką na facebooku – dekoncentracja w obu przypadkach gwarantowana). Nauczona doświadczeniem ze szkoleń planuję maksymalnie 80 procent czasu. Mam zawsze na liście coś na wypadek gdyby jednak został mi czas, ale raczej nigdy nie zostaje : )

III. Mobilizuję się, pracując zespołowo

Tak działa Present Simple – bez Agaty nie podjęłabym się tego projektu, wiedząc że czekają mnie spadki energii albo sytuacje awaryjne, gdy nie będę mogła poświęcić na niego czasu tyle czasu, ile bym chciała. Tak rodzą się pomysły w mojej średniowiecznej odsłonie, czyli na blogu Mediaevalia et alia. Tak pracuję we wszystkich moich biblioprojektach. W pięcioosobowym zespole jedna godzina pracy jest równa pięciu godzinom pracy, a ja wiem, że jeśli zawalę, to konsekwencje podzielą ze mną inni.

Poza tym odkrywam siłę deklaracji do działania, złożonej nie tylko sobie, ale większemu gronu – obserwuję to m.in. w facebookowych grupach, gdzie modne (i dobrze, bo skuteczne!) jest planowanie zadań np. na dany tydzień, a potem celebrowanie tego, co się zrealizowało.

Odkrywam też, że działanie jest “zaraźliwe”, więc gdy dopada mnie niemoc twórcza, umawiam się z kimś, kto w danym momencie też pracuje. Siedząc np. w fajnej bibliotece (tu serdeczne pozdrowienia dla Natalii z Ruskiej Bursy) każdy robi swoje, ale potem w ramach celebrowania zakończenia jakiegoś kroku pijemy wspólnie kawę lub ucinamy pogawędkę. I można pracować dalej

IV. Podglądam, jak to robią inni

Myślę, że o Pani Swojego Czasu wspominać nie muszę, bo skuteczność Oli Budzyńskiej w blogowo/rozwojowym – zwłaszcza kobiecym – świecie, jest powszechnie znana, więc powiem tylko krótko: tak, obserwuję.

W planowaniu długofalowym, wyznaczaniu celów a także systematyczności w ich realizowaniu bezkonkurencyjnie najbardziej imponuje mi Michał Szafrański. W jego podcastach możecie posłuchać np. o tym, co mówi o planowaniu priorytetów lub o narzędziach wspierających efektywność jego pracy.

Uczę się też od przyjaciół i znajomych, widząc jak skutecznie ogarniają wiele rzeczy na raz, pozostając przy tym spokojnymi, niesfrustrowanymi ludźmi. Taką osobą jest na przykład Magda, którą wkrótce poznacie, bo obiecała napisać tu o jednym ze swoich ulubionych narzędzi do zarządzania sobą w czasie. Zatem już zapowiadam dalszy ciąg tematu, tym bardziej, że „mam czas” by zgłębiać go dalej 🙂

A Wy jak sobie radzicie z czasem? Podpowiecie w komentarzach?