8 podpowiedzi na to, jak skuteczniej zarządzać sobą w czasie

Zgodnie z zapowiedzią z poprzedniego posta, tym razem swoją wiedzą dzieli się Magda Paul, nasza zaprzyjaźniona specjalistka od zarządzania sobą w czasie ; )

Tak jak wspominałam w poście „W poszukiwaniu efektywnego czasu”, ucząc się skutecznego planowania a następnie realizowania zadań, często podpatruję znajomych, którzy świetnie sobie z tym radzą. Zapowiedziałam też wpis Magdy Paul, naszej koleżanki, od której warsztatów zarządzania sobą w czasie wszystko się dla nas w tym temacie zaczęło. Zatem oddajmy głos specjalistce:

Magdalena Paul – 8 podpowiedzi na to, jak skuteczniej* zarządzać sobą w czasie:

#1 – „Zarządzanie sobą w czasie” a nie „zarządzanie czasem”

Mówimy niekiedy o „zarządzaniu czasem”, nie można jednak nim zarządzać, ponieważ czas sam w sobie nie jest zasobem. Czas jest wymiarem, w którym wszyscy żyjemy, tak samo jak przestrzeń. Nie mamy na nie bezpośredniego wpływu.

Tak jak chcąc dostać się z punktu A do B, nie możemy „zwinąć”, skrócić drogi, tak nie możemy też „zwinąć” ani  „rozwinąć” czasu. Od nas jednak zależy, czy będziemy iść na piechotę, czy użyjemy jakiejś metody zarządzania sobą w czasie i wsiądziemy w samolot, pociąg, a przynajmniej na hulajnogę.

To, czym możemy więc zarządzać, to my sami oraz nasze działania.

#2 – Daj sobie czas

Nie zrażaj się i nie rezygnuj, jeśli nie widzisz spektakularnych efektów po pierwszym dniu. Nauczenie się zarządzania sobą w czasie i przyzwyczajenie do metody wymaga pewnego czasu. Te elementy, które na początku mogą wydawać się trudne, po kilku, kilkunastu powtórzeniach wchodzą w krew. Zazwyczaj, aby przekonać się czy dana metoda jest dla nas odpowiednia, potrzeba około tygodnia. Jeśli po tym okresie czujesz, że wybrana przez ciebie technika „nie leży”, szukaj dalej.

#3 – Zarządzanie sobą w czasie wymaga czasu

Może brzmieć to trochę paradoksalnie, ale planując czas, zarezerwuj odpowiednią jego ilość na samą czynność planowania. Przecież twoja lista zadań nie pojawi się magicznie sama z siebie! Zarządzanie sobą w czasie to ważna aktywność, która ma wpływ na to, jak będzie przebiegała twoja praca. Najlepiej jest zarezerwować na nią czas na samym początku dnia pracy, a także na jego końcu, aby podsumować to, co udało się wykonać i zastanowić, co można poprawić.

Jedna z uczestniczek mojego warsztatu przedstawiła fantastyczny sposób zarządzania sobą w czasie swojej koleżanki. Osoba ta spisywała listę rzeczy do zrobienia wieczorem, przed pójściem spać, a następnie wkładała ją w jednego z butów, żeby nigdy jej nie zapomnieć. W ten sposób lista była też jedną z pierwszych rzeczy, po którą sięgała rano!

#4 – Z próżnego i Salomon nie naleje

Nawet, jeśli będziesz wypełniała lub wypełniał wszystkie wskazania nawet najlepszej z metod zarządzania sobą w czasie, nie sprawi to, że doba wydłuży się do 36 godzin. Lepiej na to nie liczyć i jak najszybciej pogodzić się z tym, że – mówiąc filozoficznie – mamy tylko tyle czasu, ile jest nam dane i nie mamy na to wpływu. Mamy jednak wpływ na siebie samych i swoją produktywność.

#5 – Nie wszystko naraz

Jedną z podstawowych zasad zarządzania sobą w czasie jest odejście od multitaskingu, czyli wykonywania kilku czynności naraz. Poczucie, że wykonujemy je szybciej jest złudne, ponieważ nasz mózg po prostu nie jest w stanie robić dwóch rzeczy jednocześnie, „przeskakuje” więc od jednej do drugiej.

Ciekawostka – dzieje się tak nawet, gdy oglądamy np. program informacyjny w telewizji. W ułamku ułamka sekundy „przełączamy się” między przekazem wizualnym, audialnym a komunikatem tekstowym na ekranie.

Z tego też względu w rzeczywistości zrobienie jednocześnie kilku rzeczy może nam zabrać nawet 30% więcej czasu, niż wykonanie ich po kolei.

#6 – Co dwie głowy to nie jedna

Czasami, gdy czujemy się szczególnie przytłoczenie nadmiarem obowiązków, mamy ochotę się „rozdwoić” albo „mieć cztery ręce”. Znacznie lepiej jest zainwestować w drugą, wirtualną głowę, tzn. miejsce, gdzie będziemy zapisywać wszystkie czynności, które musimy wykonać. Nie ma tutaj znaczenia, czy będzie to notes, papierowa czy elektroniczna lista zadań, czy wykorzystamy specjalną aplikację w telefonie, tablecie, na komputerze.

David Allen, twórca sławnej techniki Gettig Things Done (GTD), twierdzi, że w osiągnięciu stanu pełnego zaangażowania w wykonywanie zadań, przeszkadza nam istnienie w umyśle tzw. „otwartych pętli”, niedokończonych rzeczy, które zaprzątają naszą uwagę, a nie powinny znajdować się tam, gdzie są i w formie, w jakiej są. To nasze znajome „ogony”. Pierwszą czynnością, aby się ich pozbyć jest zgromadzenie wszystkich naszych zobowiązań w jednym miejscu, do którego będziemy regularnie zaglądać. Jest to jedna z podstawowych zasad stosowanych we wszystkich metodach zarządzania sobą w czasie.

Dla entuzjastów nowych technologii szczególnie polecam aplikacje: Wunderlist, Todoist oraz Remember The Milk.

#7 – Dziel i rządź

Wykonać projekt, napisać wniosek, przygotować kampanię… – zadania sformułowane w taki sposób mogą napędzić nie lada strachu, a jeśli mamy dodatkowe problemy i skłonności do odwlekania, mogą prowadzić do prokrastynacji (o tym, jak sobie z nią radzić – już wkrótce). Dlatego lepiej jest dzielić większe zadania na mniejsze.

Większość z nas nie lubi czekać długo na nagrodę, nawet gdy ma być ona duża. Wyobraź sobie, że na liście zadań masz tylko jeden, ale ważny punkt „projekt X”. Wykonujesz go przez dwa tygodnie. Przez dwa tygodnie twoja lista pozostaje bez zmian, możesz mieć więc wrażenie, że niewiele robisz. Jeśli podzielisz „projekt X” na kilka, a nawet kilkanaście podzadań, nie tylko zaserwujesz sobie co jakiś czas motywującą nagrodę w formie kolejnych skreślonych punktów, ale także będziesz mogła lub mógł obserwować swoją pracę i gdy pojawią się komplikacje lub opóźnienia, zmodyfikować odpowiednio swoje działania.

#8 – Przejdź na dietę

To oczywiste, że chcemy pracować jak najlepiej i wykonywać jak najwięcej zadań w jak najkrótszym czasie. Planujemy jednak zwykle więcej niż w rzeczywistości możemy fizycznie zrobić. Przypomina to sytuację jedzenia „oczami” – oczy jeszcze by jadły, ale żołądek już nie może i byłoby to dla niego niezdrowe. Bierzemy na siebie zbyt wiele, a fakt, że nie poradziliśmy sobie ze wszystkimi obowiązkami, nie pozwala nam się cieszyć z tego, co osiągnęliśmy i obniża naszą motywację.

Znacznie korzystniejsza jest sytuacja, w której na naszą listę zadań wpiszemy mniej czynności, wykonamy je wszystkie, celebrując wykreślanie na naszej dziennej liście zadań, a następnie uczcimy osiągnięty sukces – dobrą kawą albo rozmową z przyjacielem, który trzyma kciuki za nasz sukces.

Lepiej nałożyć sobie małą porcję, a potem wziąć dokładkę.

Jak wybrać odpowiednią porcję zadań? Oceń, jak wiele czasu potrzebujesz na wykonanie danego zadania i umieść informację o tym na liście. Planuj nie więcej niż 60-75% czasu, ponieważ zawsze pojawiają się niespodziewane i pilne obowiązki.

 

* Oczywiście wszystko zależy od tego, jak zdefiniuje się „skuteczność” i sukces. Jeśli chcesz wykonać miesięczną pracę w tydzień…, przeczytaj jeszcze raz punkt 4. Do skutku! Te podpowiedzi, będące istotą metoda zarządzania sobą w czasie, mogą ci pomóc jednak, jeśli szukasz sposobu na zmniejszenie stresu i odzyskanie poczucia kontroli nad swoją pracą. Podobno dobrze jest zakończyć cytatem, a więc… – nie chodzi o to, aby być idealnym, ale aby być szczęśliwym.

 

Magdalena Paul – bibliotekarka, bibliolożka, początkująca badaczka, od czasu do czasu blogerka. Doktorantka Uniwersytetu Warszawskiego. Członkini sieci LABiB. Prowadzi warsztaty z zakresu zarządzania sobą w czasie i zarządzania czasem zespołu, szczególnie dla bibliotekarzy i przedstawicieli sektora ngo. W wolnych chwilach uprawia trekking (czasem chcąc nie chcąc w wersji miejskiej) i piecze muffiny.

A może Wy też dodacie coś do listy podpowiedzi Magdy?